Gestão de processos e contratos: por que digitalizar os documentos?

O uso da tecnologia nas atividades dentro da empresa não é mais novidade, inclusive nas burocráticas, como no cumprimento das obrigações do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Porém, quando falamos na gestão de processos e contratos, o papel ainda tem certo protagonismo. Mas não precisa ser assim. A digitalização está aí e, não só pode, como deve ser usada para tornar a administração de um negócio simples e prática.

Trocar o papel pelos arquivos digitais deixou de ser um diferencial e passou a ser quase uma obrigação das empresas. E não estamos falando apenas do ganho ambiental. A economia gerada quando o papel, as impressões e o arquivamento físico são substituídos reflete positivamente nas finanças, tornando o negócio muito mais sustentável.

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Por que digitalizar os documentos?

Primeiro, porque se você não fizer isso, com certeza vai ficar para trás no mercado. E, segundo, porque digitalizar os documentos referentes à gestão de processos e contratos só vai facilitar o dia a dia dentro da sua empresa ― e quem não quer isso, não é mesmo?

A digitalização de processos e contratos é uma estratégia que prioriza a importância desses documentos dentro de toda a estrutura empresarial. Ao transformar um arquivo de papel em digital, você está economizando recursos e, principalmente, mão de obra especializada, sem deixar de lado o viés pragmático da função de cada um deles. Por estarem muito mais acessíveis, eles contribuem melhor para o trabalho diário, pois deixam de ser um peso ou um “castigo” para quem precisa acessá-los.

E não é preciso nem iniciar a digitalização para perceber os ganhos, basta pensar em como você procura um manual de um processo ou um contrato de prestação de serviço que está no papel. Possivelmente, perde um tempo precioso procurando o documento e a informação que precisa dentro dele. Isso, se o armazenamento estiver organizado.

No formato digital, você liga o computador, por exemplo, pesquisa o documento que quer, abre e, com um ou dois cliques, está exatamente com a informação que necessita em mãos. Por isso, a transformação digital de todas a rotinas envolvidas na gestão de processos e contratos contribui para que os recursos sejam poupados e o tempo dos colaboradores destinados para o que realmente importa: a atividade-fim da empresa.

Benefícios da digitalização na gestão de processos e contratos

Os benefícios da digitalização são inúmeros, inclusive já citamos alguns neste texto. Mas, aqui, vamos destacar três pontos que entendemos ser vantagens bastante tangíveis, que podem, inclusive, ser medidas, facilitando a compreensão da importância estratégica da digitalização para os negócios.

1 – Monitoramento otimizado

Para fazer um acompanhamento eficaz do andamento de um contrato ou da realização de um processo com arquivos em papel, independentemente do setor da empresa, é preciso ter em mãos todo o acervo físico necessário. Com a digitalização, a revisão desse conteúdo pode ser feita de maneira mais rápida e sem burocracia.

Hoje em dia, já existem soluções que permitem o acesso online de várias pessoas ao mesmo documento, para que possam fazer alterações e correções sem a necessidade de reuniões excessivas, diversas cópias físicas e inúmeras versões de um mesmo arquivo. Além disso, ainda é possível acompanhar as modificações, que ficam registradas com a data e o nome de quem as fez.

Os softwares especialistas também permitem o controle automatizado dos prazos dos documentos. Assim, quando estiver próximo do vencimento, o próprio sistema já emite um alerta informando que eles precisam ser verificados e, se for o caso, renovados.

2 – Redução de custos

Esse é o benefício mais palpável da digitalização e atinge várias fontes de gastos. O que primeiro vem à cabeça é a economia com papel e tinta de impressora. Para ter uma ideia, é só lembrar de quantos contratos você já imprimiu até hoje, contando, inclusive, aqueles que serviram somente para revisão. Incontáveis, certo?

E agora pense que esse dinheiro pode ser usado em questões muito mais pertinentes ao bom funcionamento da empresa, como a compra de novos equipamentos para auxiliar na digitalização ou o treinamento de funcionários para esse trabalho, e em investimentos na busca pelos objetivos do negócio. Vale ou não a pena iniciar hoje mesmo o processo de digitalização dos documentos referentes à gestão de processos e contratos?

3 – Gestão de riscos e aprovações

Com a gestão de processos e contratos digital, as tarefas que se referem à análise dos documentos tornam-se mais acessíveis e simplificadas. A maioria das soluções disponíveis no mercado, além do armazenamento seguro e protegido, também oferecem uma verificação dos dados presentes nos arquivos para identificar sinais de riscos e, caso necessário, indicar respostas para o problema.

Os softwares ainda contam com controle de versão de documentos e acesso aos documentos digitais via web, permitindo uma gestão em tempo real, de qualquer lugar com acesso à internet. Também é possível encontrar programas que categorizam e indexam os documentos digitais e mostram quando e por quem um documento foi acessado.

GED: uma solução eficaz para a gestão de processos e contratos

Entre as soluções disponíveis no mercado, temos o Radar GED, um módulo do ERP Radar Empresarial, da WK Sistemas, que contempla um conjunto de ferramentas para a gestão eletrônica de documentos com integração entre processos, controles, cadastros e relatórios de diversas áreas do negócio. Além disso, ele pode ser usado de forma integrada a outros tipos de documentos, juntamente com outros sistemas de gestão, por empresas de todos os portes e segmentos.

Gestão de processos e contratos

Com o Radar GED, você passa a ter um maior controle sobre os documentos, pois ele permite consultas com acesso rápido e seguro, seja pelas telas de movimentos do ERP relacionadas aos documentos, seja por meio de um portal WEB. Para saber mais sobre a nossa solução, acesse o site ou entre em contato conosco. Temos uma equipe sempre à disposição para atendê-lo!