Entrega da ECF 2019: fique de olho no prazo e orientações importantes

Está chegando a hora das empresas cumprirem mais uma das obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Até 31 de julho, todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, tributadas pelo Lucro Real, Lucro Arbitrado e Lucro Presumido, precisam fazer a entrega da ECF referente ao ano-calendário de 2018 e situações especiais de 2019. Não entram na regra as empresas optantes pelo Simples Nacional, autarquias e fundações e órgãos públicos.

Por mais que a entrega da ECF já esteja sendo feita desde 2015, ainda surgem dúvidas quando a data limite se aproxima. Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudá-lo! Neste artigo, listamos algumas orientações para que a organização das informações e o envio delas ao governo sejam feitos de maneira tranquila, sem deixar qualquer detalhe de lado. Vamos lá?

Lembrando o que é a ECF…

Antes de partirmos para as dicas, vamos relembrar o que é essa obrigação. Instituída pela Medida Provisória 627, de 2013, e convertida na Lei nº 12.973, em 2014, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é o novo livro contábil-fiscal-societário do SPED. Seu objetivo é interligar as informações contábeis e fiscais para comprovação da base de cálculo do IRPJ e da CSLL, exigindo compliance nessas apurações para o seu cumprimento completo e preciso.

Na ECF, é necessário fazer o preenchimento e o controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). Todos os saldos informados nesses livros também devem ser controlados e, no caso da parte B, é preciso bater os saldos de um ano para outro. Além disso, a ECF também apresenta as fichas de informações econômicas e os dados gerais da empresa.

E como toda obrigação, ela tem penalidades. A não apresentação nos prazos fixados, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, gera multas aos infratores, que podem chegar na casa dos milhões, pois estão vinculadas aos regimes tributários aos quais as empresas estão inseridas. No entanto, como ninguém está imune ao erro, se as correções forem feitas adequadamente e dentro do período previsto, as penalidades podem ser revogadas.

Entrega da ECF

Como fazer a entrega da ECF da maneira correta

Quem lida com os processos burocráticos dentro das empresas sabe que, por mais que eles sejam feitos repetidas vezes, sempre é necessário extremo cuidado, pois qualquer deslize pode gerar problemas. Para a entrega da ECF, há alguns pontos que precisam de mais atenção e que vamos listar aqui, mas o principal é: não deixe essa tarefa para última hora! No ímpeto de cumprir o prazo, você pode deixar algum dado importante para trás.

1 – Entenda o que é e para que serve a ECF

Essa é uma orientação mais voltada para quem vai fazer a entrega da ECF pela primeira vez, mas pode ajudar muito quem ainda tem dúvidas sobre a obrigatoriedade, especialmente porque essa escrituração exige uma organização e um detalhamento muito mais complexo dos dados.

Uma das principais fontes de informação são os manuais de orientação, que podem ser acessados direto na página oficial da ECF. Aqui, um detalhe importante é ficar atento à versão do leiaute. Como se trata de um sistema, ele passa por atualizações constantes. Outra maneira é contar com profissionais especializados no assunto, com os contadores.

2 – Use a ECD como ponto de partida

A Escrituração Contábil Digital (ECD), que também é uma obrigação do SPED, deve ser usada como a base para a ECF, pois ela já possui toda a escrituração contábil da pessoa jurídica, como o balanço patrimonial, as demonstrações contábeis, entre outros. Ao recuperar os dados da ECD, se o arquivo já contiver o relacionamento do plano contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal, o programa gerador da ECF preenche alguns registros similares.

Isso significa que, além de uma otimização do trabalho, as informações são iguais nas duas obrigatoriedades, o que praticamente elimina qualquer erro nesses registros, se as contas referenciais estiverem identificadas. Lembre-se que, com o SPED, todos os dados das empresas podem ser cruzados, então, garantir que não haja divergência entre eles é um passo essencial para evitar penalidades.

3 – Lançamentos Extemporâneos na ECD e seus reflexos na ECF

A partir do leiaute 7 da ECD (ano-calendário 2018 e situações especiais de 2019), foi criado, no registro I200, os lançamentos do tipo “X” (lançamentos extemporâneos), que abrangem, entre outros, os lançamentos previstos nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade.

De acordo com o art. 6º-C da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, no caso de lançamentos extemporâneos em ECD que alterem a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL da ECF de ano-calendário anterior, a pessoa jurídica deverá efetuar o ajuste por meio da apresentação de ECF retificadora relativa ao respectivo ano-calendário, mediante adições ou exclusões ao lucro líquido.

Para isso, foram criadas linhas específicas nos registros M300 e M350 da ECF.

Ressalte-se também que, a pessoa jurídica que entregar ECF retificadora que altere valores de apuração do IRPJ ou da CSLL que haviam sido informados na Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF) deverá apresentar DCTF retificadora elaborada com observância das normas específicas relativas a esta declaração (art 6º-D da IN RFB 1.422/2013).

4 – Faça o “de-para” das contas contábeis

Não se esqueça de fazer o relacionamento entre o Plano de Contas Societário e o Plano de Contas Referencial da empresa, pois somente assim você consegue estabelecer uma relação entre as contas analíticas do plano de contas geral do negócio. Esse é o chamado “de-para”, essencial para o envio das informações. Pode parecer algo secundário, mas não é, por isso, dedique um tempo somente para fazer isso.

5 – Conte com a ajuda de um software para a entrega da ECF 2019

O SPED gerou a necessidade das empresas entrarem de vez na era tecnológica. Porém, quando indicamos a necessidade de um software, não estamos falando de qualquer um. Você precisa de uma solução que, além de auxiliar no dia a dia da gestão, ainda consiga ajudar seu negócio a cumprir todas as obrigações acessórias, como um software de gestão integrada (ERP).

Por isso, na hora de escolher esse sistema, é preciso verificar se ele está totalmente adaptado para o cumprimento do SPED. Confira as funcionalidades, veja a periodicidade das atualizações e converse com outros usuários para saber se o sistema cumpre o que promete.

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