Automação dos Serviços Contábeis

Elton de Goes Almeida – elton@help-info.com.br

Historicamente o registro de transações contábeis além de ser pioneiro sempre foi uma das principais aplicações na área de Tecnologia da Informação, seja através dos antigos mainframes e mini-computadores, que inicialmente só eram acessíveis às grandes corporações ou aos grandes birôs de serviços de processamento de dados.

Na década de 80 com o surgimento dos PC’s, o mercado de serviços contábeis sofreu uma grande revolução pois pequenos escritórios já podiam oferecer a mesma qualidade de serviços com uma maior agilidade, pois não dependiam mais do compartilhamento dos computadores dos birôs de serviços, além de proporcionar um custo acessível a qualquer tipo de empresa. Esta nova e poderosa ferramenta de trabalho proporcionou um aumento vertiginoso da produtividade e causou uma verdadeira explosão no mercado de prestação de serviços contábeis, pois profissionais e empresas perceberam que era mais vantajoso terceirizar os serviços contábeis com profissionais especializados do que manter as equipes contábeis.

Desde então pouca coisa nova aconteceu neste segmento nas últimas duas décadas, a prova disso é que enquanto os PC’s praticamente dobram a sua capacidade de processamento a cada ano, a grande maioria dos escritórios utilizam softwares de contabilidade com uma tecnologia obsoleta desenvolvida há mais de 15 anos. É fato que estes softwares atenderam muito bem no passado, mas estão muito longe de atender às necessidades atuais dos clientes.

Neste mesmo período vimos uma gama de novas tendência na área de gestão e tecnologia da informação, algumas puro modismo lançado por algum “guru” apenas para agitar o mercado de publicações técnicas e de palestras, outras que se manisfestam como uma nova realidade para um futuro num mundo extremamente competitivo, globalizado e sem fronteiras. Todas estas tendências, modismos ou novas tecnologias apontam numa mesma direção: aumento da competitividade – qualidade máxima – ao menor custo – no menor espaço de tempo.

É justamente este o novo foco dos negócio de serviços contábeis: proporcionar aumento de competitividade aos seus clientes. Para isto faz-se necessário mudar uma série de paradigmas e incorporar uma série de novos conceitos e novas tecnologias que permitam interagir de forma “on-line” com as novas demandas dos clientes. O caminho desta nova revolução passa necessariamente pelo uso intensivo das telecomunicações e da internet como forma de proporcionar compartilhamento rápido, confiável e barato da informação – o chamado e-business, algo que transforma tão profundamente a maneira de atuar dos escritórios contábeis como a qualquer outro tipo de negócio.

O grande desafio nesta nova era é transformar a antiga informação contábil e fiscal em informação gerencial, em ferramenta de apoio a decisão empresarial e principal fonte de acompanhamento do desempenho estratégico do negócio. É automatizar totalmente os processo repetitivos, ganhando velocidade e qualidade e reduzindo os custos – gerando competitividade.

Isto só será possível com a integração dos sistemas de informação ao ponto de eliminar o trânsito de documentos e consequentemente os trabalhos de protocolo, preparação, classificação digitação e conferência de documentos. A eliminação deste trabalho manual repetitivo, passa pela utilização de novos sistemas integrados, pela educação dos usuários e pela utilização de uma tecnologia que permita a utilização da informação de forma instantânea.

Todo este investimento tem um retorno extremamente rápido e é fundamental para a sobrevivência dos escritórios de contabilidade, pois basta que alguns adotem este modelo para tornar todos os outros obsoletos num curto espaço de tempo. Quem não se adaptar a esta nova realidade certamente vai sucumbir através da perda dos seus melhores clientes para os escritórios mais competitivos.

Com este novo modelo de negócios um escritório contábil pode conseguir:

  • Redução de custos operacionais com manipulação, digitação e conferência de documentos e consequente redução de erros e retrabalho, pois ao operar os seus sistemas os clientes já geram automaticamente os lançamentos contábeis e fiscais;
  • Redução de custos com pessoal para as atividades repetitivas além da redução dos custos com a infra-estrutura necessária para esta equipe (espaço físico, equipamentos, insumos, iluminação, ar-condicionado, aluguel, condomínio, iptu, etc.);
  • Forte aumento da capacidade produtiva – possibilidade de atender mais clientes com uma equipe menor;
  • Aumento da satisfação dos clientes, que passam a ter autonomia para consultar qualquer informação a qualquer tempo via WEB sem depender da solicitação de relatórios que demoram para serem gerados e entregues;
  • Serviço diferenciado frente a concorrência, fazendo uma real terceirização da área contábil, fiscal e em alguns casos abrindo espaço para realização de novos negócios como a terceirização da área financeira e até da área administrativa;
  • Aumento da competitividade pela utilização de informações “quentes”, on-line ou off-line via WEB;
  • Maior valor agregado aos clientes, pois com a transferência de todas as atividades repetitivas para o software sobra tempo para a análise contábil, análise gerencial, auditoria e o planejamento tributário;
  • Aumento da fidelizaçao dos clientes.

Em termos práticos constatamos num estudo preliminar que um escritório de porte médio que adote este modelo pode reduzir seus custos operacionais em até 40% e aumentar a sua capacidade produtiva em mais de 100%, sendo que o investimento realizado em tecnologia se paga logo nos primeiros meses de implantação. Por incrível que possa parecer, a principal dificuldade numa implantação deste tipo é a resistência das pessoas a mudança cultural, pois muitos “trabalhos” simplesmente desaparecem e o esforço com re-educação é muito grande, pois novos conhecimentos e novas habilidades precisam ser adquiridos.

Elton Goes de Almeida – Diretor da Revenda Help