O que muda na rotina de gestão das empresas com a EFD-Reinf

Já vimos por aqui que a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) faz parte Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Com foco nas retenções de impostos referentes às notas fiscais, essa obrigação serve para compilar com mais precisão as informações sobre escrituração de rendimentos pagos e retenções dos impostos de renda e contribuição social, substituindo o módulo EFD-Contribuições, velho conhecido do empreendedor brasileiro.

Mas, afinal, até onde a abrangência da EFD-Reinf tem impacto na rotina das empresas? Ora, como em qualquer projeto que parte do SPED, a nova obrigatoriedade vai exigir uma atualização bem significativa dos conhecimentos de profissionais de contabilidade e também dos sistemas informatizados que eles utilizam.

Por isso, ainda que o objetivo final, que é o da simplificação dos processos, seja atingido, é necessário que as empresas se preparem para fazer investimentos e se adequar à novidade.

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O que muda na rotina das empresas com a EFD-Reinf

Mesmo durante a preparação para a nova declaração, já é importante começar a estruturar mudanças nas rotinas das empresas que terão que adotá-la. É preciso definir processos para garantir a coleta de dados confiáveis no dia a dia e monitorar os times e gerentes para se assegurar de que as novas regras sejam cumpridas.

Como a EFD-Reinf é um processo regular e mensal, lembre-se que os dados vão precisar de acompanhamento da equipe de contabilidade. Assim, sua empresa evita a transmissão de dados incorretos pelo SPED, o que poderia causar transtornos, mais trabalho com retificações e possíveis multas e penalidades para a organização.

Por isso, é importante correr contra o tempo para garantir que seu negócio consiga se adaptar. Caso a EFD-Reinf não seja entregue no prazo ou apresente inconsistência nos dados, as multas vão de 1% a 5% sobre o faturamento total ou sobre o imposto devido. É uma penalização bem dura, logo, vale a pena se preparar bem para evitar essa vulnerabilidade fiscal.

As ações contempladas pela EFD-Reinf

As informações que serão requeridas na EFD-Reinf e no eSocial não são novidade para as empresas — elas têm origem em diferentes setores do negócio, inclusive de terceiros. Contudo, a forma de apresentar essas informações pode gerar alguns desafios. E uma das principais mudanças acontece no processamento. Agora, os eventos que serão informados na EFD-Reinf precisam obedecer a tempestividade dos acontecimentos. Os serviços tomados, por exemplo, deverão ser reportados e informados na mesma competência em que ocorreram.

Hoje, o que acontece é a escrituração somente quando é recebida a nota fiscal da prestação, o que pode ocorrer fora do mês da competência da prestação. Nessas situações, a empresa precisará passar a controlar as suas contratações ou prestações de serviço, para que sejam informadas na competência correta, de acordo com as exigências da EFD-Reinf.

No que toca à disponibilidade da informação, a EFD-Reinf vai precisar que as informações do financeiro, da contabilidade, dos suprimentos, RH e outras áreas sejam todas fornecidas de forma clara, objetiva e precisa. Por isso, desde já, as empresas precisam analisar como serão disponibilizadas as informações e como possibilitar a geração automática dos dados para compor essas obrigações acessórias.

O novo modelo também “pesa a mão” no estreitamento do relacionamento entre prestador e contratante. Como já dissemos, algumas informações apresentadas no eSocial e até na EFD-Reinf precisam ser informadas por terceiros. É o caso, por exemplo, do risco do local onde o serviço será prestado, que deverá ser informado pelo contratante ao contratado. Essas informações precisarão, cada vez mais, ser compartilhadas detalhadamente, pois a simples formalização de um contrato já não será mais suficiente.

Além da busca pelo fornecimento automatizado das informações com o objetivo de agilizar a geração dos arquivos das obrigações acessórias, a empresa também vai precisar estabelecer e revisar processos para garantir a aderência das informações. Assim, permitirá a rastreabilidade e a confirmação desses dados.

Eventos específicos do EFD-Reinf

R-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte
R-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
R-2010 – Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Tomados
R-2020 – Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Prestados
R-2030 – Recursos Recebidos por Associação Desportiva
R-2040 – Recursos Repassados para Associação Desportiva
R-2050 – Comercialização da Produção por Produtor Rural PJ/Agroindústria
R-2060 – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – CPRB
R-2070 – Retenções na Fonte – IR, CSLL, Cofins, PIS/PASEP
R-2098 – Reabertura dos Eventos Periódicos
R-2099 – Fechamento dos Eventos Periódicos
R-3010 – Receita de Espetáculo Desportivo
R-5001 – Informações de bases e tributos por evento
R-5011 – Informações de bases e tributos consolidadas por período de apuração
R-9000 – Exclusão de Eventos

Para conferir detalhadamente o que cada um significa e os dados que eles solicitam, confira a página que preparamos especialmente sobre o eSocial:

Mas como garantir a precisão na gestão dos dados?

Nessa altura, o empreendedor já deve compartilhar da impressão de que conseguir atender a todas essas demandas manualmente é pouco provável. Não é segredo que, em muitos casos, a EFD-Reinf vai forçar melhorias e novos desenvolvimentos nos ERPS e outros sistemas de automatização da gestão.

A boa notícia é que essas melhorias deverão promover a integração das informações e a facilidade na busca de dados necessários ao cumprimento das exigências e, de quebra, fornecer dados valiosos para a gestão do negócio.

Afinal, quando falamos em automatização para facilitar os processos, tecnologia nunca é demais. Utilizar softwares especializados que possam integrar todas as informações e, posteriormente, transformá-las em dados analíticos para o negócio é, sem dúvida, a maneira mais eficiente de conciliar os resultados gerados com as obrigações acessórias.

Se sua empresa ainda não aderiu a uma solução integrada, vale se antecipar. Quanto antes o empreendedor investir em soluções especializadas, mais tempo terá para analisar e avaliar o impacto das novas mudanças, quais informações devem ser corrigidas, quais ferramentas devem ser adquiridas e demais processos fundamentais para o recebimento da EFD-Reinf.

Quem vai precisar trabalhar com a EFD-Reinf

  • Prestadores e contratantes de serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
  • Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção na fonte de PIS, COFINS e CSLL (PCC) sobre pagamentos;
  • Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional;
  • Empresa/entidade patrocinadora de equipe de futebol profissional;
  • Entidades promotoras de eventos desportivos;
  • Pessoas jurídicas que apuram a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
  • Produtor rural (pessoa jurídica) e agroindústria;
  • Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos com retenção de IRRF.

Fique atento aos prazos e ao cronograma

A Receita Federal divulgou, por meio da Instrução Normativa nº 1.767, de 15/12/2017, o prazo inicial para entrega da escrituração. Vale lembrar que a EFD-Reinf deve ser transmitida ao SPED mensalmente até o dia 15 do mês subsequente ao que se refira a escrituração.

As entidades promotoras de espetáculos desportivos, que são a exceção, precisam transmitir as informações relacionadas ao evento no prazo de até 2 dias úteis após a sua realização.

Confira os prazos:

A partir de 1º de maio de 2018
1º Grupo: empresas com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78.000.000,00.

A partir de 1º de novembro de 2018
2º Grupo: todas as demais empresas.

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