O que muda na rotina de gestão das empresas com a EFD-Reinf

Já vimos por aqui que a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) faz parte Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), tem foco nas retenções de impostos referentes às notas fiscais e serve para compilar com mais precisão as informações sobre escrituração de rendimentos pagos e retenções dos impostos de renda, contribuições sociais e previdenciárias.

Mas, afinal, até onde a abrangência da EFD-Reinf tem impacto na rotina das empresas? Ora, como em qualquer projeto que parte do SPED, a nova obrigatoriedade vai exigir uma atualização bem significativa dos conhecimentos de profissionais de contabilidade e também dos sistemas informatizados que eles utilizam.

Por isso, ainda que o objetivo final, que é o da simplificação dos processos, seja atingido, é necessário que as empresas se preparem para fazer investimentos e se adequar à novidade.

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O que muda na rotina das empresas com a EFD-Reinf

Mesmo durante a preparação para a nova declaração, já é importante começar a estruturar mudanças nas rotinas das empresas que terão que adotá-la. É preciso definir processos para garantir a coleta de dados confiáveis no dia a dia e monitorar os times e gerentes para se assegurar de que as novas regras sejam cumpridas.

Como a EFD-Reinf é um processo regular e mensal, lembre-se que os dados vão precisar de acompanhamento da equipe de contabilidade. Assim, sua empresa evita a transmissão de dados incorretos pelo SPED, o que poderia causar transtornos, mais trabalho com retificações e possíveis multas e penalidades para a organização.

Por isso, é importante correr contra o tempo para garantir que seu negócio consiga se adaptar. Caso a EFD-Reinf não seja entregue no prazo ou apresente inconsistência nos dados, as multas vão de 1% a 5% sobre o faturamento total ou sobre o imposto devido. É uma penalização bem dura, logo, vale a pena se preparar bem para evitar essa vulnerabilidade fiscal.

As ações contempladas pela EFD-Reinf

As informações que serão requeridas na EFD-Reinf e no eSocial não são novidade para as empresas — elas têm origem em diferentes setores do negócio, inclusive de terceiros. Contudo, a forma de apresentar essas informações pode gerar alguns desafios. E uma das principais mudanças acontece no processamento. Agora, os eventos que serão informados na EFD-Reinf precisam obedecer a tempestividade dos acontecimentos. Os serviços tomados, por exemplo, deverão ser reportados e informados na mesma competência em que ocorreram.

Hoje, o que acontece é a escrituração somente quando é recebida a nota fiscal da prestação, o que pode ocorrer fora do mês da competência da prestação. Nessas situações, a empresa precisará passar a controlar as suas contratações ou prestações de serviço, para que sejam informadas na competência correta, de acordo com as exigências da EFD-Reinf.

No que toca à disponibilidade da informação, a EFD-Reinf vai precisar que as informações do financeiro, da contabilidade, dos suprimentos, RH e outras áreas sejam todas fornecidas de forma clara, objetiva e precisa. Por isso, desde já, as empresas precisam analisar como serão disponibilizadas as informações e como possibilitar a geração automática dos dados para compor essas obrigações acessórias.

O novo modelo também “pesa a mão” no estreitamento do relacionamento entre prestador e contratante. Como já dissemos, algumas informações apresentadas no eSocial e até na EFD-Reinf precisam ser informadas por terceiros. É o caso, por exemplo, do risco do local onde o serviço será prestado, que deverá ser informado pelo contratante ao contratado. Essas informações precisarão, cada vez mais, ser compartilhadas detalhadamente, pois a simples formalização de um contrato já não será mais suficiente.

Além da busca pelo fornecimento automatizado das informações com o objetivo de agilizar a geração dos arquivos das obrigações acessórias, a empresa também vai precisar estabelecer e revisar processos para garantir a aderência das informações. Assim, permitirá a rastreabilidade e a confirmação desses dados.

Eventos específicos do EFD-Reinf

R-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte
R-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
R-2010 – Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Tomados
R-2020 – Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Prestados
R-2030 – Recursos Recebidos por Associação Desportiva
R-2040 – Recursos Repassados para Associação Desportiva
R-2050 – Comercialização da Produção por Produtor Rural PJ/Agroindústria
R-2060 – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – CPRB
R-2070 – Retenções na Fonte – IR, CSLL, Cofins, PIS/PASEP
R-2098 – Reabertura dos Eventos Periódicos
R-2099 – Fechamento dos Eventos Periódicos
R-3010 – Receita de Espetáculo Desportivo
R-5001 – Informações de bases e tributos por evento
R-5011 – Informações de bases e tributos consolidadas por período de apuração
R-9000 – Exclusão de Eventos

 

Mas como garantir a precisão na gestão dos dados?

Nessa altura, o empreendedor já deve compartilhar da impressão de que conseguir atender a todas essas demandas manualmente é pouco provável. Não é segredo que, em muitos casos, a EFD-Reinf vai forçar melhorias e novos desenvolvimentos nos ERPS e outros sistemas de automatização da gestão.

A boa notícia é que essas melhorias deverão promover a integração das informações e a facilidade na busca de dados necessários ao cumprimento das exigências e, de quebra, fornecer dados valiosos para a gestão do negócio.

Afinal, quando falamos em automatização para facilitar os processos, tecnologia nunca é demais. Utilizar softwares especializados que possam integrar todas as informações e, posteriormente, transformá-las em dados analíticos para o negócio é, sem dúvida, a maneira mais eficiente de conciliar os resultados gerados com as obrigações acessórias.

Se sua empresa ainda não aderiu a uma solução integrada, vale se antecipar. Quanto antes o empreendedor investir em soluções especializadas, mais tempo terá para analisar e avaliar o impacto das novas mudanças, quais informações devem ser corrigidas, quais ferramentas devem ser adquiridas e demais processos fundamentais para o recebimento da EFD-Reinf.

Quem vai precisar trabalhar com a EFD-Reinf

  • Prestadores e contratantes de serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
  • Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção na fonte de PIS, COFINS e CSLL (PCC) sobre pagamentos;
  • Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional;
  • Empresa/entidade patrocinadora de equipe de futebol profissional;
  • Entidades promotoras de eventos desportivos;
  • Pessoas jurídicas que apuram a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
  • Produtor rural (pessoa jurídica) e agroindústria;
  • Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos com retenção de IRRF.

Fique atento aos prazos e ao cronograma

A Receita Federal divulgou, por meio da Instrução Normativa nº 1.767, de 15/12/2017, o prazo inicial para entrega da escrituração. Vale lembrar que a EFD-Reinf deve ser transmitida ao SPED mensalmente até o dia 15 do mês subsequente ao que se refira a escrituração.

As entidades promotoras de espetáculos desportivos, que são a exceção, precisam transmitir as informações relacionadas ao evento no prazo de até 2 dias úteis após a sua realização.

Confira os prazos:

A partir de 1º de maio de 2018
1º Grupo: empresas com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78.000.000,00.

A partir de 1º de novembro de 2018
2º Grupo: todas as demais empresas.