Guardar documentos é tão importante quanto pagar impostos

Em meio a todas as exigências tributárias e burocráticas de todas as esferas de governo, ainda falta aos empresários atenção a um cuidado fundamental: a ARMAZENAGEM DOS DOCUMENTOS. E esta preocupação é ainda maior para as pequenas empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade como uma espécie de extensão do Departamento Administrativo para gerar informações contábeis, fiscais, admissões, rescisões, entre outros.
 
O contador Ronaldo Dias, da Brasil Price, atenta para os cuidados básicos com a documentação mais tradicional, que inclui um grande volume de papéis. “A documentação não pode ficar guardada em local úmido, sujeito a ratos e baratas ou sem ventilação. Uma fiscalização pode demorar pra iniciar, porém, quando começa, abrange pelo menos os últimos cinco anos. Por isso a documentação fiscal e contábil precisa ser arquivada por um prazo mínimo de cinco anos. Mas consideramos seis, porque o prazo termina a partir do 1º dia do ano seguinte”.
 
RESPONSABILIDADES
É importante lembrar que a responsabilidade pela guarda dos documentos é da empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à empresa porque ela não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E a razão era muito simples: a troca de contadores.
 
Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba tendo que ‘arbitrar’ o imposto. O que significa isso? Se a empresa for do Simples, ele desconsidera este regime, joga 17% sobre a receita declarada e cobra mais juros e multas, por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta Ronaldo.
 
Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela precisa solicitar ao antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser mensal ou anual, normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.
 
GARANTIAS
Outra dica importante é o registro de um documento de protocolo sempre que algum documento for enviado para o contador. É uma garantia de localização dos papéis quando for solicitado pela fiscalização.
 
Há documentos que precisam ser guardados até mesmo quando a empresa fecha. O principal deles é o registro de empregados. “Mesmo sem movimento, toda a documentação da empresa será requerida para que, após a fiscalização, possa ser concedida a baixa. E os problemas podem surgir neste ponto. A empresa já fechou, não tem mais dinheiro e ainda pode levar uma multa. No fim quem acaba se complicando é o empresário”, explica Ronaldo.
 
Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos cinco anos, há ainda a Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para 30 anos.
É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério do Trabalho.
Fonte: Adaptado de CRC/SC.
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