Gestão Eletrônica de Documentos: peça essencial para o compliance

Nos últimos anos, o compliance se popularizou, e muito, no vocabulário empresarial brasileiro, um reflexo do esforço de empreendedores e gestores em manter suas empresas em conformidade com as normas e padrões exigidos pelas fiscalizações e auditorias. Tanto que, mesmo não fazendo parte do meio, muitas pessoas já conhecem — e valorizam — as certificações e ISOs, que nada mais são do que atestados técnicos de um compliance eficiente. E é nesse contexto que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) vem ganhando cada vez mais espaço no mercado.

Afinal, as imposições legais com as quais uma empresa precisa estar em sintonia aumentaram exponencialmente em número e em complexidade, certo? Obediência à CLT, adequação à ISO, obrigações fiscais e, até mesmo, aquelas teclas tão batidas em 2018, como o SPED, são apenas alguns exemplos. É aqui que o compliance — uma variação da palavra inglesa comply, que significa agir em sintonia com as regras — se traduz para o mundo dos negócios como o conjunto de normas, controles internos e externos, políticas e diretrizes estabelecidas para uma determinada empresa.

Tá, mas o que a GED tem a ver com tudo isso? Ora, que maneira melhor de manter todos os documentos e dados envolvidos no compliance da sua empresa do que um software capaz de automatizar todo o processo de coleta, armazenamento e envio? Esse é o princípio da Gestão Eletrônica de Documentos, solução que oferece às empresas uma maneira eficiente e ágil de preservar e organizar o conhecimento produzido nelas, garantindo que todas as pessoas e equipes tenham em mãos as informações necessárias em tempo real e sem complicações.

Focada na organização, a Gestão Eletrônica de Documentos transformou-se em uma grande aliada das empresas que procuram oferecer cada vez mais agilidade na hora de concluir os serviços de análise de informação e de controle de arquivos, seja no formato impresso, seja no digital. Dessa forma, os procedimentos de ordem administrativa são colocados em prática de modo mais dinâmico, beneficiando o bom relacionamento das empresas com seus clientes e fornecedores por meio da rapidez e da qualidade de atendimento.

Como a GED pode ajudar no compliance

Vale lembrar, contudo, que o conceito da GED vai muito além da simples digitalização de documentos. Com ela, também é possível criar fluxos de trabalho que obedeçam as etapas de armazenamento, garantindo que todos os itens relativos a um determinado arquivo sejam preenchidos antes de ele ser salvo ou concluído.

E isso é importante pois ajuda a colocar os diferentes setores da empresa em sintonia na hora de documentar e organizar o trabalho realizado, permitindo um “modus operandi” mais democrático e condizente com as práticas do negócio. Afinal, quando o assunto é compliance, de pouco adianta o fiel cumprimento da legislação ou o desenvolvimento de ações de responsabilidade socioambiental se, porta adentro, os processos são desorganizados e o fluxo de trabalho não funciona.

O compliance, na sua origem, envolve boas práticas de planos de carreira e de metas fiscais, mas também exige qualidade nos controles internos e de contabilidade, na prevenção de fraudes e na segurança da informação. Para se ter uma ideia, todos são itens obrigatórios nas orientações da ISO 9001:2015 e, não por coincidência, são também funcionalidades contempladas pela Gestão Eletrônica de Documentos, o que garante uma série de vantagens administrativas e operacionais para as empresas.

Impacto da Gestão Eletrônica de Documentos na rotina empresarial

Sabe quando o financeiro ou o jurídico da empresa precisa localizar com urgência aquele documento importante e a busca se transforma em uma verdadeira exploração entre pastas, arquivos e prateleiras? A GED se destaca justamente pela facilidade na hora de encontrar essas informações, sem a necessidade de alguém precisar se deslocar até a sala onde os documentos físicos estão arquivados. Tudo pode ser resolvido com apenas alguns cliques.

É graças à praticidade dos sistemas de busca da GED que a empresa ganha mais agilidade e assertividade na tomada de decisões, pois é possível, inclusive, definir os níveis de acesso de acordo com a hierarquia estabelecida na empresa e acompanhar o caminho de cada documento, controlando quem fez e quando cada alteração foi realizada. Afinal, com a GED, o tráfego de informação da sua empresa é agrupado por categorias padronizadas e customizadas, ganhando versões atualizadas sempre que necessário.

E quando o assunto é o impacto nas finanças da empresa, vale lembrar que ela permite ainda reduzir uma fatia considerável dos gastos com as impressões desnecessárias e com o arquivamento daqueles documentos que ainda precisam ser guardados por questões legais ou por necessidade da empresa — como a maioria deles já é digital, é possível economizar em espaço de armazenamento. Isso sem falar da segurança da solução, que protege todas as informações delicadas ou confidenciais, permitindo apenas que as pessoas com autorização prévia façam consultas ou alterações.

Gestão eletrônica de documentos

Como escolher uma solução de GED que funcione para a sua empresa

Você já deve ter percebido que contar com um sistema de gestão qualificado é essencial para o sucesso da empresa. Então, antes de investir, lembre-se de fazer pesquisas, de analisar o custo-benefício de cada solução e de ter a certeza de que ela vai atender o seu negócio por completo. Isso quer dizer que, além de auxiliar na administração, a solução deve fazer também o controle de todos os documentos dentro dos padrões de qualidade, otimizando os processos e facilitando a sua vida na hora da auditoria.

Aqui na WK, temos o Radar GED, que contempla um conjunto de ferramentas para Gestão Eletrônica de Documento físicos e digitais com ampla integração entre processos, controles, cadastros e relatórios do ERP Radar Empresarial. Além disso, a solução promove a otimização e a segurança de quaisquer tipos de documento físicos e digitais da empresa, seja qual for a sua origem, e auxilia nos processos de certificação.

O módulo de Controle de Revisão de Documentos, por exemplo, envolve as fases de criação, elaboração, revisão, aprovação e publicação dos arquivos, atendendo à norma da ABNT NBR ISO 9001 e ajudando principalmente nas áreas de normas técnicas, de manuais, de procedimentos e de controle de revisões.

Quando o assunto é gestão de documentos, estamos preparados para cuidar de tudo para a sua empresa! Entre em contato conosco ou envie uma mensagem ali nos comentários. Estamos à disposição para oferecer as soluções mais eficientes e úteis ao desenvolvimento do seu negócio!