Gestão Eletrônica de Documentos (GED) requer pesquisa, planejamento e investimento

Com aumento da inserção da tecnologia da informação nas práticas cotidianas de diferentes empresas, a gestão eletrônica de documentos (GED) se destaca – apesar de que a quantidade de informações sobre o assunto tenha criado, em algumas situações, mais dúvidas que soluções.
 
A definição de GED é simples: basicamente armazenar papel em forma digital. Portanto, seu primeiro passo envolve a conversão de documentos nascidos em papel para o mundo digital. Para atender a demanda de uma empresa média, por exemplo, devemos considerar milhares ou milhões de páginas de documentos arquivados e que, muitos deles, precisam ser consultados antes de serem enviados para um birô de digitalização. Torna-se necessário, então, fazer um planejamento de envio dos documentos para uma empresa especializada em digitalização, caso a própria organização não tenha condições de assumir o processo, já que o mesmo demanda grande espaço, scanner de alta performance, mão de obra qualificada, entre outros.
 
Antes da digitalização de cada documento que chega ao birô é necessário também tratá-los e limpá-los, para que sejam encaminhados ao scanner, que digitaliza milhares de documentos por hora, para que seja dado início ao processo de remontagem dos mesmos, para que fiquem na mesma forma e ordem que foram entregues. Paralelo à fase de digitalização, segue-se a preocupação de como os novos documentos que entrarem na empresa daí pra frente serão digitalizados.
 
Terminada a primeira etapa do GED, com a digitalização dos arquivos, é dado início à indexação e recuperação de documentos, que facilite a busca dos documentos em meio a tantos arquivos. É um momento delicado, quando muitos processos de GED param ou, até mesmo, morrem. Esta parte exige um planejamento gigantesco e um bom software de gestão de informação para que documentos estejam disponíveis para os usuários quando estes precisem.
 
É preciso definir quais são os indexadores que permitirão a busca e qual será o software de gerenciamento de documentos. Dessa forma, o usuário terá acesso aos documentos direto da mesa dele, com tempos de busca inferiores a 5 segundos. No mundo ideal, este software estaria integrado com seu software de gestão empresarial.
 
Feita a digitalização, a indexação, o armazenamento e a busca, ainda resta um importante questionamento: onde armazenar todo o conteúdo? O software de GED é um “gerenciador”, os documentos estarão armazenados em um storage, servidor, banco de dados ou CD/DVD que precisarão de investimento. Como toda a vida da sua organização estará em meio digital, você terá que se preocupar com a continuidade do seu negócio, estabelecendo rotinas sistemáticas de backups.
 
Sem dúvida, o GED é uma dos maiores benefícios em termos de TI no mercado atualmente, pois facilita o trabalho, agiliza processos, diminui custos, entre outros. No entanto, a implantação de um GED requer pesquisa e planejamento prévios para que o investimento converta-se em benefícios para toda a organização.
Fonte: Adaptado de Docmanagement – Marco Flavio G.Neves.

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