Fique por dentro do eSocial

Definição
O eSocial (ou folha de pagamento digital) é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.

Mudanças
O eSocial muda a forma como as empresas lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre os trabalhadores para o Governo Federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez, através de meio eletrônico.

Obrigatoriedade
O eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.

Cronograma
Primeiramente, a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.

Segundo a Receita Federal, no primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.

De acordo com o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de que um novo ato normativo seja publicado até o início de novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é que em 2015 a transição para o eSocial seja finalizada.

Órgãos do Governo
O projeto envolve Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todas as esferas envolvidas.

Benefícios
O Governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como Caged, Rais, Dirf e Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse. Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os empregados, a análise e o cruzamento de dados ficarão mais fáceis para o Governo.

Atividades
Exemplos de atividades afetadas pelo eSocial: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições
previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS, entre outras.

Funcionamento
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Volume de Informações
Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a previsão da Receita Federal. A expectativa é de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a Receita Federal afirma que o sistema do eSocial está preparado tecnologicamente para receber esse volume de informações sem erros.

Primeiro Passo nas Empresas
O primeiro passo será o cadastramento dos empregados que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.

Adequação
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas da empresa, entre elas, recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro.

Prazos para Envio dos Dados
O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação seja transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.

Não Adequação
O eSocial não altera nenhuma legislação, apenas altera a forma de envio e apresentação dos dados ao Governo. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Empregador Doméstico
O site www.esocial.gov.br já está funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos, mas o cadastro ainda é opcional. Por enquanto, para acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.

SOLUÇÕES WK

O Radar Folha atenderá 100% o eSocial, com informações da vida laboral do trabalhador como, por exemplo, informações de ASO e dados do médico responsável, assim como identificação dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e responsável técnico pelos laudos da empresa, entre outros itens.