Entenda o que é gestão de contratos e por que ela é tão importante

Na hora de fechar negócio, um dos procedimentos básicos é registrar em um documento tudo o que o que foi combinado com o cliente, considerando o que foi contratado, como será oferecido, os prazos de execução e entrega, os direitos e deveres de cada lado e assim por diante. Esse trabalho é um dos responsáveis para o sucesso de qualquer negociação e, justamente por isso, é essencial organizá-lo com atenção. Para isso, contar com uma boa gestão de contratos é primordial. Você já ouviu falar sobre ela? Trata-se da administração de todas as etapas que ocorrem ao longo da elaboração desse documento, desde a fase de apresentação da proposta de venda até o pós-venda.

Para isso, são necessários técnicas e procedimentos específicos que garantam a organização e a eficácia do trabalho e evitem dores de cabeça mais tarde. O objetivo é administrar de forma correta e eficiente todas as variáveis envolvidas na contratação, como a fase da proposta, da negociação do contrato, da discussão e redação das cláusulas, da formalização do documento, da execução e do acompanhamento. É importante lembrar que a gestão de contratos também está relacionada ao período após o vencimento do documento, quando o fornecedor ainda deve oferecer garantias, sigilo de informações, assistência técnica, entre outros.

Pode-se dizer, então, que essa atividade tem dois objetivos principais: o de controlar os riscos, direcionando os gestores de forma correta para a prevenção deles, e o de garantir a satisfação do cliente em relação aos resultados conquistados e ao relacionamento positivo com a empresa.

A importância de fazer a gestão de contratos

Todo empreendedor sabe que ter uma base de clientes variada exige cuidados especiais para que todos sejam devidamente atendidos e se consiga atingir os diferentes graus de exigência de cada um. Nesse sentido, é indispensável combinar as habilidades técnicas com uma boa relação entre as duas partes, o que é alcançado com uma administração eficiente dos contratos firmados. A gestão de contratos vai prever, portanto, todas as necessidades relacionadas ao serviço prestado ou produto oferecido e ter o cuidado com as questões jurídicas contratuais, antecipando riscos que podem passar despercebidos no início e mostrarem-se perigosos ao longo da relação com o cliente.

Lembre-se de que os contratos são uma parte preciosa do negócio, pois representam o que a empresa decidiu comprar e vender. É importante ressaltar que de nada adianta ter um documento bem escrito, resultado de uma negociação bem feita, se ele não for gerido de forma adequada. A negociação e a elaboração do contrato é, sim, uma das bases para a saúde financeira da empresa, no entanto, a forma como se acompanha também é importante, pois se for ineficiente pode resultar em perdas significativas nos diferentes processos, como a aquisição ou a oferta de um serviço incompleto. E bem sabemos como isso pode ser prejudicial tanto para comprador quanto para o vendedor, concorda?

Uma boa gestão de contratos garante que os processos sejam todos realizados de forma mais eficiente, ajudando no desenvolvimento corporativo. Por isso, ela é feita sobre três pilares: organização das informações, previsão dos riscos e análise contínua das atividades, permitindo que toda a documentação e a rotina da empresa estejam em dia.

Os erros mais comuns na gestão de contratos

Bom, para ajudar você a combater esses desvios de conduta na sua empresa, listamos os principais erros que são cometidos quando o assunto é gestão de contratos.

  • Descrever o objeto do contrato de forma vaga: o objeto é a parte principal de um contrato e precisa ser descrito com precisão. Todos os detalhes devem ser discriminados, pois é em torno dessas informações que vai girar todo o relacionamento com o cliente. Assim, é preciso ter muito cuidado durante a elaboração desta cláusula, detalhando-a com o máximo de dados possíveis. Lembre-se de que, caso haja problemas judiciais no futuro, é este aspecto do contrato que vai determinar os direitos e as obrigações de cada parte.
  • Não estabelecer multa rescisória: um dos principais erros na hora de formular um contrato é esquecer de definir a multa rescisória, ou seja, o valor que uma das partes deve pagar caso haja desistência do serviço. Esse ponto é de extrema importância, porque a quebra de contrato pode trazer prejuízos financeiros para a empresa e, por isso, deve ser compensada.
  • Ignorar os juros de mora: um contrato deve prever casos de atraso no pagamento, determinando, portanto, de quanto serão os juros de mora. Nessas situações, a empresa também costuma ser bastante prejudicada por não ter a quantia que era esperada na data estipulada, de modo que é necessário, novamente, compensar de alguma forma. É por isso que os juros de mora são importantes e devem ser abordados em alguma cláusula.
  • Não definir as obrigações das partes contratantes: as cláusulas referentes às obrigações das partes devem ser dispostas de forma clara no documento, pois são elas que esclarecem qualquer dúvida durante a execução do projeto. Além disso, também facilitam que os envolvidos façam corretamente o que diz respeito a eles.

Sistema de gerenciamento de contratos

Uma das formas de conseguir uma boa gestão de contratos na sua empresa é contar com soluções específicas para essa atividade. E nisso, a tecnologia é uma importante aliada, pois, além de automatizar os processos, permite uma visão mais ampla e clara do desenvolvimento deles. A WK Sistemas, por exemplo, faz uso da tecnologia para oferecer, em seu software ERP, funcionalidades específicas para a gestão de contratos, otimizando o trabalho dos colaboradores e garantindo que a empresa preste serviços com mais rapidez, reduzindo custos operacionais e proporcionando a segurança tão necessária na correção de valores.

Entre em contato com nossa equipe e descubra como podemos ajudá-lo nesse desafio!