Entenda a importância da gestão de contratos no terceiro setor

Ao longo dos anos, as organizações sem fins lucrativos se caracterizaram como uma força que atua na sociedade para, ao menos, amenizar demandas e empoderar pessoas. No entanto, por trabalharem sem ter como objetivo o lucro, dependem, por vezes, de parcerias, seja com o poder público, seja com a iniciativa privada. Nesse contexto, a gestão de contratos no terceiro setor assume um certo protagonismo diante da necessidade de uma relação transparente.

 

 

 

Tanto os governos quanto as empresas, por estarem injetando dinheiro e outros recursos em projetos ou nas organizações como um todo, acabam exigindo um grau elevado de prestação de contas, transparência e honestidade na relação. Por mais que seja de caráter privado, uma instituição como essa é, de certa forma, contratada para atender a alguma demanda específica.

Podemos fazer uma analogia básica com o próprio governo. De acordo com uma espécie de pacto social, ficou convencionado que o estado fica responsável garantir alguns direitos básicos, como saúde e educação. Como forma de financiar essas atividades, a sociedade paga impostos.

Dessa maneira, ficam os governos obrigados a prestar contas dos recursos que foram gastos, explicando como e onde foram aplicados. Isso porque, como falamos anteriormente, trata-se de um montante formado por valores dos quais cada contribuinte abre mão para o bem comum.

Aquele pacto social feito dentro da sociedade equivale, em certa medida, ao contrato que uma organização social faz com um governo ou com uma empresa. A entidade recebeu recursos públicos (vindos de impostos) e privados para executar alguma atividade que servirá ao bem comum. Por isso, precisa prestar contas do que foi gasto e também dos resultados obtidos.

No caso do poder público, um exemplo de contrato que vem se tornando comum nos últimos anos é da área da saúde. Depois que muitos governos constatam uma certa incapacidade de administrar hospitais, acabam repassando a administração desses equipamentos para organizações sociais, mediante repasse mensal de verba, pois somente a gestão pode ser transferida.

Já na iniciativa privada, muitas parcerias se concentram na área da educação e da cultura, tanto na forma conjunta de trabalho quanto no financiamento, com valores sendo injetados periodicamente. Em ambas as situações, portanto, a gestão de contratos é fundamental.

As consequências de não fazer a gestão de contratos

Quando falamos em relação à iniciativa privada, além de possíveis consequências legais, que serão tratadas na justiça, tem ainda a questão da reputação da organização. Se a condução não for bem realizada, os problemas podem extrapolar a esfera da relação entre as duas partes e manchar a imagem da entidade perante a sociedade. Dessa forma, todo o trabalho realizado ficará sob desconfiança.

Já nos contratos com o poder público existem algumas sanções para o não cumprimento do acordo, conforme o marco civil das organizações sociais. A primeira é a advertência. Depois, vem a suspensão temporária da participação em chamamento público e o impedimento de celebrar parceria ou contrato com órgãos e entidades da esfera de governo da administração pública sancionadora, por prazo não superior a dois anos.

Além disso, há a declaração de inidoneidade para participar de chamamento público ou celebrar parceria ou contrato com órgãos e entidades de todas as esferas de governo, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação.

Como fazer a gestão de contratos no terceiro setor

O ponto de partida para a gestão de contratos em entidades sem fins lucrativos é o conhecimento em relação aos termos desse acordo. Pode até parecer algo banal, mas, definitivamente, não é. Se uma ONG quiser garantir a transparência, precisa estar por dentro de cada detalhe, ou seja, de todos os termos propostos. Isso serve até mesmo para uma possível defesa.

Para isso, uma alternativa é considerar a participação de um profissional na equipe focado apenas nesse trabalho. Ele ficará responsável por observar todo o ciclo de vida do contrato, monitorando cada item.

Dessa forma, o papel do gestor de contratos, como vem sendo chamado esse profissional, é cuidar de prazos e custos, registrar tudo o que acontece durante a realização dos trabalhos e estar em contato com as partes envolvidas.

Fazendo isso, ele será capaz de observar gargalos, possíveis atrasos, elevação de custos e outros problemas que possam ocorrer. Mas não só isso. Esse gestor também conseguirá propor soluções e reunir elementos para comprovar o cumprimento das cláusulas do contrato.

Diante de todas essas responsabilidades, o planejamento é algo que não deve estar fora desse trabalho, pois ele será decisivo. Se tudo estiver muito bem desenhado e as atividades forem pensadas previamente, a tarefa desse profissional fica mais fácil e, consequentemente, o resultado será melhor.

Os relatórios também são importantes instrumentos na gestão de contratos no terceiro setor. Neles, podem ser colocadas as mais variadas informações a respeito do andamento dos trabalhos e tudo mais que seja importante para manter a comunicação entre os envolvidos.

Por fim, é importante dizer que a tecnologia é uma ótima aliada. Um sistema de ERP, por exemplo, reúne todas as informações da organização e ajuda no monitoramento de tudo o que está acontecendo em relação ao contrato nas entidades sem fins lucrativos. Aqui na WK Sistemas, inclusive, oferecemos uma solução que pode ajudar sua instituição. Converse com a gente!