Conheça cinco pilares para uma gestão de compras eficiente

Uma das primeiras lições que todo empreendedor deve absorver é que realizar um bom planejamento é o ponto de partida para uma empresa que deseja assegurar seu lucro. E isso inclui questões específicas, como é o caso da gestão de compras, que, entre em outros benefícios, evita o aumento dos gastos e garante que seus produtos não atrasem os prazos com seus clientes por falhas na entrega de matéria-prima. Dessa forma, impede surpresas desagradáveis na hora de conferir o estoque.

Pode parecer que exigir do gestor que ele esteja no controle de tudo que está acontecendo ao seu redor seja um pouco demais. De fato, essa dificilmente é uma tarefa para uma pessoa só: o ideal é que haja uma equipe capaz de enxergar as metas estipuladas, os possíveis problemas que podem surgir no caminho e, ainda, traçar rotas alternativas. Isso significa pensar em soluções para contornar esses problemas que podem surgir, sem deixar que isso atinja os números da equipe.

As melhores práticas de gestão de compras

Planejar é colocar no papel o que se pretende alcançar e qual a forma de fazer isso. Para uma empresa, a gestão de compras pode representar um divisor de águas entre a saúde financeira e produtiva do seu negócio e uma verdadeira maré de dificuldades e problemas com as finanças. Com isso em mente, preparamos uma lista das mais importantes alternativas na hora de tirar do papel as melhores práticas de compras para o dia a dia da sua empresa. Confira!

1 – Controle absoluto do estoque

Esse é um passo essencial para uma boa gestão de compras. É muito difícil alinhar prazos para recebimento de matérias-primas, produção e entrega sem fazer um controle de estoque adequado. Portanto, registre tudo o que entra e o que sai e integre às outras atividades, como controle de pedidos, faturamento e ritmo de produção, a fim de coordenar encomendas e seus prazos, evitando, dessa forma, a paralisação na fabricação e na entrega.

Você sabe o que tem e o que não tem em seu estoque? Saber seu ponto de recompra é extremamente importante para a gestão de compras. Um controle bem feito permite um melhor agendamento da requisição de matéria-prima, por exemplo.

2 – Faça um abrangente perfil técnico de produtos

Quando o empreendedor é capaz de perfilar seus produtos, fica muito mais fácil saber exatamente quais deles serão necessários para manter a sua produção rodando com suprimentos suficientes. Com isso, é possível descobrir se alguma matéria-prima é utilizada em mais de um produto final, abrindo uma brecha para que você otimize a captação e o armazenamento desse recurso nos seus estoques. Assim, você elimina, de quebra, problemas futuros no armazenamento.

Um perfil técnico bem elaborado também pode identificar desvios na produção, o que garante menos desperdício. Fato é que, para melhorar o processo de compra, é necessário um diagnóstico completo de toda a cadeia de suprimentos, cabendo ao empreendedor analisar tudo o que pode ameaçar a produção. Tendo isso como base, trace um planejamento completo com as melhorias a serem realizadas.

3 – Investimento em relacionamento com fornecedor

Quando a empresa automatiza o processo de compra por meios digitais, é possível acompanhar com mais facilidade e segurança as datas de entrega, controlar a rastreabilidade de pedidos e também reduzir o tempo de compra, uma vez que não será preciso se deslocar até um ou mais fornecedores para garantir a aquisição dos seus materiais.

Mas é importante que o empreendedor nunca deixe de lado a importância de possuir em sua lista alguns fornecedores tradicionais. Na possibilidade de algum imprevisto na gestão, são eles que podem apresentar soluções de curto prazo e mais personalizadas para a situação atual do seu negócio.

Saber quem são seus fornecedores é um papel importante e que cabe ao gestor. Vale ter um sistema com o cadastro de cada um, os benefícios trazidos por ele, a forma de entrega, as condições de pagamento e formas de contato, entre outros pontos que possam ser úteis para uma avaliação mais concreta do que está acontecendo no setor de compras.

4 – Atenção redobrada na rotatividade

Analisar com atenção a rotatividade dos seus produtos e dos seus insumos também é fundamental para garantir que seu planejamento vai levar em conta dados reais do seu processo produtivo. É o tipo de estratégia que ajuda a identificar se você tem algum produto que não tem uma saída correspondente às suas expectativas. Portanto, substitua os itens com pouca demanda por outros que podem ser vendidos rapidamente e não comprometem as finanças na hora do fechamento.

Por melhor que seja a sua gestão e por mais rigorosa que seja a escolha dos fornecedores, problemas podem acontecer. Por isso, é essencial que você conte com um plano B. Sendo assim, tenha o contato de outro fornecedor do mesmo produto ou uma alternativa de material que possa ser usado para que o seu processo de produção não seja prejudicado.

5 – Gestão eficiente como cultura da empresa

É importante lembrar que as boas práticas devem estar enraizadas na cultura da sua empresa e nas rotinas de trabalho das equipes. Se as pessoas internalizarem essa ideia, os processos serão tocados de maneira natural e, consequentemente, com muito mais eficiência e com alta qualidade de entrega.

Então, tendo em mente que a gestão de compras é um pilar do seu negócio, é sempre válido buscar suporte de softwares de gestão para otimizar a captação de dados e a análise de resultados. O ERP Radar Empresarial, por exemplo, pode ajudá-lo nisso. A solução da WK voltada para gestão logística de materiais abrange ferramentas para integrar processos de controle e gestão de estoque e compras, como armazenagem, inventário, solicitação e ordens de compras, cotações, contratos e registros de entradas, que se aplicam para empresas de diversos portes e segmentos.

Tudo para automatizar seus processos operacionais e facilitar a gestão do seu negócio, permitindo que o setor de compras tome decisões mais assertivas e garantindo que as compras fiquem dentro dos orçamentos previstos por áreas, projetos, filiais ou departamentos. Clique aqui e conheça melhor essa solução!

E se você não tem muita certeza de como está a situação atual da sua empresa em relação ao controle e gestão de compras, aproveite para fazer um diagnóstico gratuito! Com certeza o resultado vai ajudá-lo a avaliar o nível de eficiência da sua empresa sobre essa área e, consequentemente, planejar melhorias:

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