Conciliações Bancárias: o que são e como realizá-las na prática

O termo “conciliação bancária” pode parecer estranho à primeira vista ou totalmente desconhecido, principalmente se você não tem muita intimidade com terminologias da área financeira. Mas a verdade é muito mais simples do que o próprio nome sugere.
 
Toda empresa realiza transações financeiras no seu dia a dia como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros, e dependendo do volume destas transações os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir com exatidão a sua posição financeira no período.
 
A conciliação bancária é a atividade de comparar, harmonizar ou combinar os extratos bancários com os controles internos (planilhas, relatórios, etc) da empresa com o intuito de manter os saldos bancários registrados contabilmente refletindo com exatidão os valores disponíveis nas contas.
 
A IMPORTÂNCIA DA VERIFICAÇÃO DIÁRIA
A conciliação bancária é de suma importância para a saúde financeira de uma empresa, pois através dos saldos bancários demonstrados pela contabilidade os administradores tomarão decisões estratégicas para o negócio.
 
A conciliação realizada diariamente fará com que os saldos estejam sempre em conformidade com os valores reais que a empresa possui e evitarão que decisões sejam tomadas em cima de valores distorcidos da realidade financeira da entidade.
 
Percebe-se a importância do processo de conciliar as contas bancárias da empresa todos os dias com o máximo de cuidado e atenção possíveis, pois pequenos erros ou distorções podem acarretar grandes prejuízos.

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA NA PRÁTICA

Antes de começar você precisa identificar o seguinte:
  • Quantas contas bancárias existem na empresa e qual o nome/título de cada uma.
Dependendo do tamanho da empresa e sua atividade pode ser que existam diversas contas bancárias, cada uma com um propósito, sendo que todas precisam ser conciliadas.
  • A empresa precisa ter um controle interno que considere todas as movimentações de entradas e saídas financeiras (exceto as movimentações via CAIXA).
Este controle interno pode ser uma planilha em Excel, um relatório via sistema integrado, ou outra forma utilizada para acompanhar internamente as movimentações financeiras da empresa. Os controles internos precisam segregar cada um das contas bancárias existentes.

Verificado estes dois pontos é hora de partir para a conciliação:

1. Conferir os saldos dos controles internos com os saldos dos extratos:
 
Suponhamos que no dia de hoje sua primeira atividade da manhã ao chegar à empresa será o de conciliar os bancos. Você imprime todos os extratos bancários com a posição final do dia anterior (sem esquecer nenhum dos bancos, até os que não possuem movimentação e estão ativas).
 
Dependendo do tipo de controle interno existente poderá imprimir os relatórios de controle referente a cada banco ou acessar o relatório específico se o controle for através de um sistema integrado. O importante é que se tenha a disposição os controles internos para comparação com os extratos bancários.
 
Passe a efetuar a comparação entre o saldo final do dia anterior de cada extrato com o saldo inicial do dia presente em cada controle interno. Não se esqueça de ir “ticando” os saldos conciliados de preferência nos controles internos.
 
2. Conferir todos os lançamentos dos extratos bancários com os lançamentos nos controles internos:
 
Feita a conciliação dos saldos inicie a conciliação dos lançamentos efetuados nos extratos bancários e os presentes no controle interno. Compare um a um e vá “ticando” os lançamentos que conferem, não podendo se esquecer de conferir se a data e os valores são os mesmos.
 
  
– Extrato de conta corrente e conta investimento – 
 
No decorrer das conciliações você irá encontrar lançamentos nos extratos que não estão devidamente lançados nos controles internos, ocasionando assim divergências entre os dois. Tais divergências podem ocorrer por diversos motivos e é importante que cada uma seja apurada e registrada adequadamente.

Confira as mais comuns de ocorrer e o que deve ser feito para regularizar a pendência:

  
3. Averiguar o motivo de cada uma das divergências encontradas:
 
Cada irregularidade encontrada enquanto se procede com a conciliação dos lançamentos deve ser apurada e pesquisada. Na atividade de conciliação não se deve apenas corrigir os erros para igualar os saldos conciliados, mas é importante que se apure com calma o porquê de ter acontecido e se o problema está nos extratos ou nos controles internos da empresa.
 
Essa atividade é importante para evidenciar procedimentos incorretos que estão sendo feitos e corrigi-los afim de que não ocorram novamente. Então, faça o processo com calma, concentração e muita atenção aos detalhes não deixando passar nenhum item que gere dúvidas.
 
Ao final da conciliação de todos os extratos bancários da empresa, os saldos finais dos controles internos com os saldos finais dos extratos devem estar exatamente iguais:
 
4. Compilação e envio para a contabilidade.
 
Após cada processo de conciliação estiver concluído você deve reunir os documentos originais de cada lançamento (faturas, notas fiscais, recibos, contratos, etc.) e anexar aos extratos em ordem crescente (do dia 1º ao 30º ou 31º de cada mês). Depois arquive em uma pasta específica para no final do mês enviar para a contabilidade efetuar a escrituração.
 
É muito importante enviar todos os documentos necessários para a contabilidade efetuar os lançamentos, que são:
  • Todos os comprovantes de pagamento juntamente com os boletos ou faturas respectivas;
  • Os extratos bancários da empresa;
  • As conciliações efetuadas no período (controles internos com os “tiques” que evidenciam a conciliação feita).
É importante que se estabeleça esta rotina para ser efetuada diariamente pelo profissional responsável, resultando em dados confiáveis para a tomada de decisões por parte da administração da empresa.

Fonte: Adaptado de www.contabeis.com.br.

SOLUÇÕES WK

O Radar Conciliação é responsável pela conferência e conciliação dos lançamentos contábeis e de tesouraria. Em conjunto com o Radar Financeiro e Radar Contábil permite total acompanhamento e verificação da movimentação das contas bancárias e contas de clientes e fornecedores, conciliando os lançamentos efetuados.
 
Com base nas informações do extrato bancário, o Radar Conciliação busca as informações da Tesouraria no Radar Financeiro, efetuando a verificação entre movimentações bancárias e lançamentos financeiros. Além disso, permite efetuar a importação ou digitação de extratos bancários, obtendo rapidez e segurança na conciliação de lançamentos.