Cinco desafios na gestão de uma organização contábil e como superá-los

Quando falamos de prestadoras de serviços contábeis, podemos dizer que fazer a gestão financeira e contábil de outras empresas é a parte fácil do trabalho. Mas você, empresário do ramo, já parou para analisar como anda a gestão da sua organização contábil? Muitas vezes, o volume de atividades e a correria diária faz com que pequemos em algumas ações com o nosso próprio negócio. Porém, para que aquele velho ditado que diz que “em casa de ferreiro o espeto é de pau” não se confirme, é preciso cuidar bem do que é seu, caso contrário, vai chegar um momento em que não conseguirá mais oferecer o melhor aos seus clientes. Para ajudá-lo nessa missão, elencamos os principais desafios na gestão de uma organização contábil e mostramos como resolvê-los. Confira!

1. Estabeleça um contrato de prestação de serviços claro e objetivo

Um dos maiores problemas enfrentado pelas prestadoras de serviços contábeis é a definição correta sobre suas atribuições e quais serviços estão aptas a prestar. Isso acontece porque durante anos a categoria contábil se depreciou pelos leilões de honorários e pela prestação de serviços que não compete ao contabilista. Diante disso, o empresariado brasileiro acostumou-se com as vantagens desta disputa por clientes, causando interpretações erradas sobres as responsabilidades das organizações contábeis. Dessa forma, é necessário desenvolver um contrato que apresente informações claras e objetivas para que, eventualmente, não haja cobranças indevidas por parte do cliente. Por isso, fique atento a pontos que não podem faltar, como:

  • Prazos para o fornecimento de informações;
  • Período mínimo de retorno a solicitações;
  • Fornecimento completo de documentações que envolva a entidade e seus representantes;
  • Informações sobre os encargos e adicionais sobre serviços não relacionados.

Se você ainda tem dúvidas de como montar o seu contrato de prestação de serviço, aqui neste link você encontra um modelo completo e pode adaptá-lo à sua organização.

2. Defina honorários justos

A precificação é um desafio para qualquer profissional. E para o empreendedor contábil não é diferente. O mercado altamente competitivo tem derrubado o valor dos honorários e, por isso, fazer a gestão dele é essencial. Desse modo, é muito importante que você conheça os seus custos, principalmente no que se refere à produtividade da equipe de trabalho, para definir esses honorários. Além disso, é fundamental entender qual é o ramo que traz mais resultados e focar nesses clientes para ampliar a lucratividade.

3. Faça a gestão de rentabilidade e lucratividade

Pode parecer óbvio, mas nenhuma empresa assegura a sua permanência no mercado sem garantir rentabilidade e lucratividade ao seu negócio. No entanto, é comum vermos organizações contábeis descuidando da sua gestão financeira e de custos, colocando em risco a sua sobrevivência. Então, certifique-se sempre de administrar adequadamente seus custos, cobrar honorários corretamente, prever investimentos necessários, evitar endividamentos desnecessários e provisionar recursos emergenciais. Afinal, essas são algumas das muitas atitudes indispensáveis para manter a saúde financeira da sua empresa em dia.

4. Promova a integração da equipe com seus clientes

Outro grande desafio das empresas contábeis é manter a equipe integrada entre si e com os clientes. Para isso, ter um diálogo uniforme com ambos é essencial para a realização de um bom trabalho. O cliente precisa entender a importância de repassar os documentos e as informações ao contador e, em contrapartida, o profissional precisa observar os prazos das demandas e ficar atento para manter o cliente sempre informado sobre o andamento das atividades.

Uma boa forma para solucionar essa questão é definir um responsável principal para gerenciar cada cliente e repassar a ele a obrigação de distribuir as tarefas entre os outros profissionais da equipe e de fazer o contato direto com o cliente, sempre com antecedência, para solicitar os documentos e as informações que estiverem pendentes. Somado a isso, contar com um software que faça a integração financeira e contábil do seu escritório com o cliente é fundamental para facilitar a rotina de todos os envolvidos.

5. Escolha um bom sistema de gestão

Não há dúvidas do quanto a tecnologia tem ajudado no nosso dia a dia, não é mesmo? E não seria diferente na sua prestadora de serviços contábeis. Um bom sistema, como o ERP Radar Empresarial, da WK Sistemas, além de auxiliar na gestão interna da sua contabilidade, ainda proporciona a integração com seus clientes, facilitando o recebimento de documentos e o fechamento mensal do financeiro. Para conhecer melhor nossa solução e entender por que ela deve ser levada em consideração no momento da escolha de um software para gerir a sua empresa, clique no botão abaixo e aproveite os materiais!

E então, preparado para fazer a sua organização contábil crescer ainda mais? Conte com a gente para ajudá-lo nesse desafio!