A importância da gestão do tempo nas pequenas empresas

Dez minutos executando uma atividade, outros cinco respondendo dúvidas da equipe, mais um tempinho organizando a agenda e retomando a primeira tarefa, outros minutinhos resolvendo o que outra pessoa deveria ter feito e se preparando para uma reunião importante e, ainda, mais uma rápida parada para checar o e-mail. Ufa! O dia desse profissional deveria ter 48 horas para que fosse possível dar conta de tudo com eficácia, não é verdade? Mas será que é o tempo da pessoa da nossa história que precisa mesmo ser esticado ou ela é que deve ser mais organizada e focada? A gestão do tempo pode nos ajudar a responder essa questão, principalmente quando falamos em pequenas empresas, nas quais normalmente um colaborador acaba assumindo diferentes funções e responsabilidades. Ou seja, se ele deixar de fazer alguma atividade, pode acabar gerando um problemão para o negócio.

O acúmulo de tarefas, a baixa produtividade e até mesmo a queda na qualidade do trabalho podem ser consequência de uma gestão do tempo ineficaz ou mesmo inexistente. A boa notícia é possível melhorar essa questão sem querer parar o relógio todos os dias. E é sobre isso que falaremos no artigo de hoje, mostrando como a gestão do tempo é capaz de garantir ótimos benefícios para os pequenos negócios. Acompanhe!

Implementando a gestão do tempo

O primeiro passo para implementar a gestão do tempo nas empresas é o gestor tomar consciência do quanto ela é importante. Além de ele mesmo não cair nos erros que comentamos no começo do artigo, tratá-la com seriedade e foco é meio caminho andado para que a equipe também tenha a mesma postura.

Imagine que um relatório precisava ser entregue para uma reunião com investidores em determinado horário, porém, o responsável por ele não conseguiu concluí-lo a tempo porque precisou atender um cliente de última hora. Agora, sem apresentar o documento, a empresa pode não conseguir o dinheiro que precisava para investir na compra de novos equipamentos.

O exemplo pode ser um pouco extremo, é verdade, mas com ele queremos deixar bem clara a importância da gestão do tempo para um negócio. Por isso, se ela ainda não faz parte do dia a dia da sua empresa, que tal começar a pensar nessa mudança a partir de agora? A nossa dica é iniciar pela cultura da empresa, como explicaremos a seguir.

Mudando a cultura da empresa

Que a gestão do tempo é fundamental ficou bastante claro, não é mesmo? Porém, embora seja essencial para a produtividade e o sucesso do negócio, aplicá-la não é uma tarefa tão simples assim.

Primeiro, porque o gerenciamento do tempo depende de uma mudança comportamental, que, para ser efetiva entre os todos os colaboradores, precisa de uma verdadeira mudança cultural na empresa. E segundo, porque é necessário que o gestor esteja consciente da postura que deve adotar diante de sua equipe para que, de fato, sirva de exemplo.

Mas, é claro, o gestor não deve se preocupar apenas com o seu próprio comportamento. Ele precisa estar próximo dos funcionários, trabalhar para identificar os pontos problemáticos e, consequentemente, oferecer soluções que sejam interessantes para todos. Em contrapartida, sua equipe deve se envolver em todo o processo, entender a necessidade de mudança e ajudá-lo a encontrar as melhores alternativas para melhorar cada situação.

Gestão do tempo eficiente: dicas para fazer as horas renderem

Como vimos até aqui, gestão do tempo e produtividade andam lado a lado. E para que elas não se percam uma da outra, algumas ações podem ser implementadas. Confira:

1 – Planejar o dia com antecedência

Se a missão é fazer uma gestão do tempo eficiente, planejamento é a palavra de ordem. Para otimizar o tempo de expediente, é fundamental planejar com antecedência, ou seja, listar as tarefas que precisam ser executadas no dia seguinte. Sem esquecer que fazer o planejamento semanal também é importante na organização de médio prazo, tanto pessoal quanto da equipe. E ordená-las por prioridade é essencial!

2 – Identificar as atividades prioritárias

“Eu preciso fazer isso pra ontem, é urgente”. Essa frase é muito comum no ambiente de trabalho, afinal, costumamos julgar todas as atividades como urgentes. Porém, é fundamental saber identificar e organizar as tarefas por ordem de prioridade e sempre estipulando um prazo para que sejam executadas, tendo a consciência de que o não cumprimento pode acarretar problemas sérios para o funcionário e para a empresa. Então, sabendo que priorização das atividades colabora com a eficiência de todo o processo, é essencial estabelecer graus de relevância para as atividades: urgentes, importantes e não urgentes. Assim, é possível dividir o tempo corretamente, garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos. Mais do que isso, ganha-se qualidade do tempo, pois, definindo graus de relevância, o gestor passa a ter mais tempo para se dedicar a ações estratégicas, evitando prejuízos e insatisfação dos clientes.

3 – Mapear os erros

Como já dissemos, é fundamental que gestor e colaborador tenham uma ligação direta para conseguirem identificar erros ou distrações que atrapalhem os processos do dia a dia e que, por meio da gestão do tempo, podem ser mapeados. Com isso, é possível verificar com mais facilidade quais fatores estão atrapalhando a produtividade e quais medidas podem ser tomadas para solucionar o problema.

4 – Lidar com distrações

As redes sociais, aplicativos de mensagens e e-mails pessoais podem ser verdadeiros vilões quando o assunto é produtividade. Pesquisas apontam que as pessoas utilizam mais de 6% do seu tempo útil diário só no Facebook e sugerem ainda que o acesso às redes sociais durante o horário de trabalho pode reduzir a produtividade em até 25%. Um prejuízo e tanto!

Somado a isso, o velho — e aparentemente inofensivo — hábito de checar as notificações no celular ou responder rapidamente uma mensagem pessoal também pode interferir. Uma boa maneira de não se deixar distrair é desabilitar as notificações, assim, não haverá alertas a todo instante, ou estabelecer períodos para fazer essa checagem, como nos 15 minutos de pausa para um café ou somente quando finalizar uma tarefa prioritária.

Use a tecnologia a seu favor

Se por um lado a tecnologia pode fazer gol contra com tantas opções de distração, por outro, ela é essencial para otimizar as tarefas e potencializar a gestão do tempo. Por isso, pensando na gestão das pequenas empresas e em como o tempo é artigo precioso para quem tem muitas tarefas para fazer todos os dias, a WK Sistemas criou o ERP Radar Lite Cloud, uma solução capaz de integrar as diversas informações do pequeno negócio de forma segura e eficiente, promovendo agilidade e praticidade aos processos internos de produção e execução de tarefas. É tudo o que um empresário de pequeno porte precisa, não é mesmo?

Além disso, as chances de erros diminuem consideravelmente, uma vez que todos os dados e ações estão reunidos em um software seguro que melhora o controle das operações e, consequentemente, a produtividade. Tudo isso com menos custos, mais performance e mais resultados!

E então, vamos crescer juntos? Converse com a nossa equipe e saiba mais sobre o poder que o ERP Radar Lite Cloud pode oferecer à sua pequena empresa, acompanhando e suportando o crescimento dos seus negócios.